Nach vielen Stunden des Feinschliffs haben wir nun die erste Managementfunktion, unseren Trainingskalender für unsere Tennistrainer, freigegeben. Der Tennisunterricht kann damit ab sofort geplant und sämtliche Tennisschüler automatisch per E-Mail über ihre Trainingseinheiten informiert werden.
Als nächste Funktionen werden wir eine erweiterte Schülerstammverwaltung und die Buchungsfunktionen für Tennisschüler, sowie Erweiterungen und Verbesserungen des Trainingskalenders freigeben.
Im Folgenden eine kurze Einführung zur Benutzung des Trainingskalenders.
Abbildung 1- Kalender
Vorbereitung
Um den Trainingskalender sinnvoll nutzen zu können, müssen im Steckbrief unter „Wo wird trainiert?“ die Spielstätten gewählt werden, auf denen trainiert wird. Danach kann man direkt vom Kalender aus, über die Funktion „Neu: Schüler“ seinen Schülerstamm erstellen. Der Button dazu findet sich über dem Kalender (siehe Abbildung 2).
Abbildung 2- Aktionsleiste
Hinterlegt man beim Schüler eine E-Mail-Adresse, dann wird die Trainerplattform den Schüler automatisiert über seine Trainingstermine mit Ihnen informieren.
Trainingstermine
Hat man die Spielstätten und Schüler erfasst, kann man beginnen Termine einzutragen. Man hat dabei mehrere Möglichkeiten. Entweder benutzt man die Funktion „Neu: Trainingstermin“ aus der Aktionsleiste oder eine der komfortablen anderen Varianten.
Für die anderen Varianten springt man zuerst mit Hilfe der Pfeil-Buttons rechts oben über dem Kalender auf die gewünschte Woche. Dann klickt man auf den gewünschten Zeitpunkt, an dem der neue Termin beginnen soll um einen Termin mit der voreingestellten Dauer von 60 Minuten anzulegen. Oder man markiert den Zeitraum den der neue Termin belegen soll um eine andere Dauer zu erhalten. Die voreingestellte Dauer von 60 Minuten kann in den Einstellungen individuell angepasst werden.
Will man den Termin gleich mit einem bestimmten Schüler als Teilnehmer anlegen, so kann man den Schüler aus der Schülerliste links direkt in den Kalender auf den Zeitpunkt ziehen an dem der Termin beginnen soll. Danach klickt man noch auf den Zeitpunkt, an dem der Termin enden soll und das Fenster mit den Termindetails wird geöffnet um den neuen Termin mit weiteren Details zu füllen und zu speichern.
Genauso wie man einen Termin mit Schüler anlegt, kann man auch einen leeren Termin anlegen, in dem man aus der Legende unter dem Kalender das Kästchen „in Planung“ (siehe Abbildung 4) in den Kalender zieht.
Abbildung 3 - Termin in Planung angehakt
Neue Termine werden zuerst im Status „in Planung“ angelegt. Solange Termine in Planung sind, kann man sie noch verschieben, verändern oder löschen ohne dass eine Benachrichtigung an die Schüler erfolgt. Ist man mit seinen Terminen zufrieden, dann kann man sie fixieren. Dazu hakt man die Termine an (siehe Abbildung 3) und wählt in der Aktionsleiste „Aktion: Termin fixieren“. Dadurch werden die teilnehmenden Schüler über den Termin informiert, wenn ihre E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Über Änderungen an Zeitpunkt, Dauer, Spielstätte und Teilnehmeranzahl einer fixierten Trainingseinheit oder Absage einer fixierten Trainingseinheit erfolgt ebenfalls eine Information an die betroffenen Schüler. In den Einstellungen kann konfiguriert werden, dass man jede Benachrichtigungsmeldung an seine Schüler in Kopie erhält.
Fixierte Termine ändern auch je nach Belegung ihre Farbe. So kann man auf einen Blick erkennen, welche Trainingseinheiten bereits voll belegt sind und an welchen Einheiten noch ein weiterer Tennisschüler teilnehmen kann.
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Abbildung 4- Legende
Um Termine zu löschen geht man vor wie beim fixieren der Termine: Man hakt die zu löschenden Termine an und wählt dann in der Aktionsleiste „Aktion: Termine löschen“. Bei bereits fixierten Terminen mit Teilnehmern erhalten die Teilnehmer eine Benachrichtigung über die Absage des Tennistrainings.
Bei sich wiederholenden Terminen, wie zum Beispiel einem Einzel- oder Gruppentraining jeden Freitag zur gleichen Zeit mit den gleichen Tennisschülern, kann man die Termine komfortabel mit der Serientermin-Funktion anlegen. Dazu hakt man den zu multiplizierenden Termin an und wählt dann in der Aktionsleiste „Aktion: Serientermin“. Die dadurch erzeugten Termine erhalten den Status „in Planung“ und müssen noch fixiert werden, bevor die teilnehmenden Schüler informiert werden.
Privattermine
Damit man auch die Zeiten vermerken kann, an denen man bereits anderweitig beschäftigt ist, gibt es die Möglichkeit, Privattermine anzulegen. Das Anlegen der Privattermine funktioniert gleich wie bei den Trainingsterminen, jedoch ist man auf zwei Varianten beschränkt. Entweder man nutzt die Funktion „Neu: Privattermin“ aus der Aktionsleiste, oder man zieht das Kästchen „Privattermin“ aus der Legende in den Kalender. Auch einen Privattermin kann man als Vorlage für einen Serientermin nutzen um so eine Serie von sich wiederholenden Privatterminen zu erstellen.